Сзв м в бумажном виде. Сзв м на бумажном носителе нужна флешка

Публикуем очередной вопрос, который поступил к нам через форму обратной связи с одной из страниц нашего сайта.
От: Марина
Тема: Ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд о застрахованных лицах

Вопрос:

Как правильно оформить и сдать ежемесячную отчетность в ПФР по форме СЗВ-М? У нас не у всех сотрудников есть ИНН, сроки сдачи ограничены и что будет если обнаружится ошибка в сданном отчете?

Ответ:

По введенной с апреля 2016 года ежемесячной отчетности в ПФР о застрахованных лицах у многих бухгалтеров возникло много вопросов, поэтому разберем все подробно.

Какой штраф за непредставление в установленный срок ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд по форме СЗВ-М?

Штраф за непредставление ежемесячной отчетности «Сведения о застрахованных лицах» в установленный срок составит 500 рублей. Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника.
Отдельно отметим, что возможен штраф 200 рублей за сдачу бумажного отчета вместо электронного, если сотрудников 25 и более.

Как правильно заполнить форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах», если у работника нет ИНН?

Отсутствие ИНН работника в отчете по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» не является ошибкой, в этом случае оставьте графу пустой.

Возможно сдать форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» не дожидаясь следующего месяца?

Ограничений по датам при досрочной сдаче нет, однако самый поздний срок сдачи отчетности о застрахованных лицах 10-е число месяца, следующего за отчетным.

Как правильно сдавать форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» на бумажном носителе или по электронным каналам документооборота?

На бумажном носителе отчетность предприятия по форме СЗВ-М сдается в Пенсионный фонд если работников до 25 человек. Если сотрудников 25 человек или больше, то отчеты надо сдавать в электронном виде по ТКС.

Что делать, если после сдачи и принятия в ПФР формы СЗВ-М обнаружились ошибки?

Если после сдачи СЗВ-М были обнаружены ошибки, нужно немедленно подать «отменяющую» отчетность, для этого в разделе 3 «Тип формы» выбираете вариант «отменяющая». Затем для дополнения ранее принятых сведений сдается «дополняющий» отчет, для этого в разделе 3 «Тип формы» выбираете вариант «дополняющая».

На каких сотрудников необходимо оформлять отчетность по форме СЗВ-М?

Ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд о застрахованных лицах оформляется на всех застрахованных лиц, с которыми в отчетном периоде заключены, прекращены или продолжают действовать трудовые договоры, лицензионные договоры, договоры гражданско-правового характера на оказание услуг или выполнение работ, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права (на произведения науки, литературы или искусства).

Нужно ли сдавать сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М, если у предприятия отчетность нулевая и финансовая деятельность не ведется?

Отчитываться ежемесячно в Пенсионный фонд по форме СЗВ-М должны все страхователи, в том числе и те которые сдают нулевую отчетность.

Как правило в этом случае, руководитель предприятия является единственным участником и учредителем, но и при таком условии на него также распространяется обязательное пенсионное страхование, как и на работающих по трудовому договору либо по договору гражданско-правового характера.

Напоминаем, что задать свой вопрос и получить консультацию бухгалтера Вы можете заполнив форму обратной связи.

Безусловно всем бухгалтерам будет полезна информация касающаяся новой отчетности, для всех остальных мы предлагаем услугу — подготовка и сдача ежемесячной отчетности в ПФР по застрахованным работникам предприятия.

Условия использования:
Мы прикладываем все усилия для того, чтобы не допустить ошибок в содержании данных ответов. Мы не гарантирует и не отвечает за последствия, которые могут произойти из-за ошибок, появившихся в содержании данной страницы сайта. Все сведения, приведенные в ответах, является актуальными на момент публикации. Ни в коем случае мы не отвечает за убытки, вред или ущерб любого типа, нанесенные при использовании данной страницы сайта.

В настоящее время технологии развиваются с головокружительной скоростью. Прошли те времена, когда отчетность в основном сдавалась на бумаге. Многочасовые живые очереди в налоговую инспекцию и фонды давно канули в лету. Это, несомненно, является огромным плюсом. Тем более сейчас, когда отчетности становится все больше и она сама усложняется. Огромное количество бухгалтеров вздохнули с облегчением при появлении возможности отсылать отчетность не выходя из офиса или дома.

Почему отчеты сдаются на бумаге?

На данный момент требования к сдаче исключительно в электронном виде предъявляются только к декларации НДС.

Существует достаточно большое количество налогоплательщиков, которые предоставляют отчетность на бумажном носителе. Все они не являются плательщиками НДС. И у каждого свои причины, чтобы сдаваться «по старинке». Для кого-то услуги оператора слишком дороги, кто-то отправляет минимальное количество отчетов и не видит смысла платить деньги за электронную сдачу, а кто-то принципиально не желает сдаваться по – другому.

Сдача отчетов в электронном виде

Наша статья, конечно, не про сдачу через телекоммуникационные каналы связи, но не упомянуть о них нельзя.

Сейчас основная масса отчетности сдается в электронном виде. Это просто, удобно, надежно и быстро. Правда, достаточно затратно.

Для того, чтобы «сдаваться по электронке» необходимо заключить договор с оператором, получить ключ электронной подписи и можно начинать.

Огромным плюсом является тот факт, что все формы отчетов всегда актуальны, обновляются автоматически . Кроме того, после формирования электронного отчета предусмотрена проверка его показателей. Если выявляются ошибки, программа покажет что именно нужно исправить.

Ответ о принятии отчета приходит из инспекции достаточно быстро, если есть ошибки, они указаны в протоколе налоговой.

Кроме того, в электронном виде можно получать и отсылать различные документы, отвечать на требования налоговой инспекции, проводить сверки.

Кто может сдавать отчет на бумаге

По общему правилу, закрепленному законодательно, сдавать отчет в бумажном варианте могут компании или индивидуальные предприниматели численность работников у которых меньше 25 человек . Это значит, что если трудоустроено 24 сотрудника, то можно отчитываться на бумаге, если 25 и более – отправляем отчет по электронке.

Кроме того, бывают форс – мажорные ситуации. Например, отсутствует интернет или сломался компьютер, а сдавать нужно срочно. В этом случае при численности работников до 25 человек, отчет можно сдать в бумажном виде, даже если ранее отчетность всегда сдавалась по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок заполнения СЗВ – М на бумаге

Для того, чтобы заполнить отчет в бумажной форме необходимо сначала найти актуальную форму. Это можно сделать на просторах интернета и труда не составляет.

Составление отчета на бумаге ничем не отличается от заполнения в электронном виде . Заполняются все 4 раздела формы, то есть указывается:

Сведения об организации – составителе отчета
Месяц и год, за который подается отчет
Тип сведений. Если отчет заполняется впервые за указанный период, то проставляется тип сведений «исходящая». Форма с типом сведений «дополняющая» или «отменяющая» используется при исправлении ошибок.
Информация о сотрудниках организации. Указывается СНИЛС и ИНН сотрудника

В нижней части отчета ставится подпись директора, печать организации и указывается дата сдачи формы.

Программы для формирования и проверки созданных отчетов

Специально для тех, кто сдает отчет на бумаге, Пенсионный фонд размещает на своем сайте бесплатные программы для формирования и проверки отчетности. К таким программам относятся «Документы ПУ-6» и ПФР – ПОПД.

Программа «Документы ПУ-6» позволяет сформировать, в том числе, и отчет СЗВ – М. Сразу стоит оговориться, что программа достаточно проста, но требует очень внимательного заполнения всех информационных полей. Для формирования отчета необходимо внести все данные об организации, а затем и о сотрудниках предприятия. Программа не только составляет отчет в актуальной форме, но и формирует файл выгрузки для передачи в Пенсионный фонд. Файл необходимо проверить в программе ПФР-ПОПД. Если все проверки пройдены успешно, можно сдавать форму.

Сдача отчета лично или по доверенности

Отчет сформирован, проверен всеми возможными способами? Теперь можно идти «сдаваться».

Для этого распечатываем форму в 2 экземплярах, скидываем на флешку файл выгрузки и идем в отделение Пенсионного фонда.

Если отчет подает директор организации или сам индивидуальный предприниматель, то дополнительных документов предоставлять не надо.

Доверенность потребуется, если от организации отчет пойдет сдавать представитель, например, бухгалтер. Представитель индивидуального предпринимателя должен представить в фонде нотариально заверенную доверенность.

Специалист Пенсионного фонда заносит файл выгрузки в свою базу и, если не находит ошибок, делает отметку о сдаче на экземпляре налогоплательщика. С этого момента отчет считается сланным.

Отправка отчета по почте

Еще одним способом доставки в Пенсионный фонд отчета на бумажном носителе является отправка по почте.

Пересылка письма может занять довольно длительное время. Беспокоиться по этому поводу не стоит, поскольку датой сдачи отчета будет считаться дата отправки письма налогоплательщиком . То есть форму можно направить даже в последний день сдачи.

Алгоритм действий в случае отправки почтой будет следующий:

Распечатываем отчет в 2 экземплярах, ставим печать, подписываем у директора. Один из них можно сразу убрать в папку с отчетами, поскольку в конверт нужно положить только один экземпляр.
Идем в ближайшее отделение связи, оплачиваем отправку письма. Наша цель – отправить ценное письмо с описью вложения. Где взять эту опись? Можно на почте, пока стоим в очереди как раз успеем заполнить. А можно воспользоваться сервисами по формированию подобных документов в интернете и придти с уже готовым к отправке, заполненным бланком. В описи обязательно указываем отправителя, то есть название организации или ИП, адрес отправки письма (отделение Пенсионного фонда), наименование отправляемых отчетов и их количество. Поскольку наше письмо ценное, указываем в описи ценность, можно проставить 1 рубль. Работник почты делает на нашем экземпляре описи отметку о приеме и выдает квитанцию об оплате.
Опись с отметкой и квитанцию прикрепляем к нашему экземпляру отчета. Отчет сдан!

При отправке почтой файл с выгрузкой в Пенсионный фонд не передается. Полученную информацию сотрудники фонда будут заводить вручную.

Ответственность организаций и предпринимателей перед Пенсионным фондом

Информацию по нарушениям при сдаче отчета представим в таблице.

Нужно ли включать в отчет СЗВ – М совместителей?

Совместители бывают разные – внешние и внутренние. И в том и в другом случае с такими работниками заключается трудовой договор, им платится заработная плата, идут отчисления, в том числе и в Пенсионный фонд.

Внутренние совместители выполняют дополнительные обязанности по основному месту работы. Получается, что сведения о них автоматически отражаются в отчете.

Внешние совместители трудоустроены согласно нашему законодательству и трудовому кодексу, поэтому тоже должны включаться в форму СЗВ – М.

Отчет СЗВ – М один из самых простых среди тех, что сдают налогоплательщики. Очень обидно получить штраф, например, за несвоевременную сдачу. Причем, в зависимости от количества сотрудников, наказание может получиться достаточно приличным. Поэтому стоит очень основательно подходить к составлению отчета, даже такого несложного, как СЗВ – М.

Стоит так же отметить, что работа «по старинке», предоставление отчетности на бумаге рано или поздно уйдет в небытие. Жизнь не стоит на месте, отчетности все больше и она все сложнее, поскольку контролирующие органы хотят иметь представление обо всех сферах деятельности организации или предпринимателя.

Переход на сдачу отчета в электронной форме тех налогоплательщиков, которые сейчас предоставляет форму на бумаге, значительно облегчит и упростит работу бухгалтера.

На сегодняшний день с отчетом СЗВ-М знакомы все работодатели. Однако, не редко с ним связано множество вопросов. В данной статье речь пойдёт о том, можно ли отправлять СЗВ-М в Пенсионный фонд по почте.

Для каких целей служит отчет СЗВ-М?

В первую очередь напомним какие цели преследует Пенсионный фонд Российской Федерации, требуя с организаций предоставление отчета по форме СЗВМ.

Законодательство Российской Федерации постоянно претерпевает изменения. Вот и в сфере пенсионного обеспечения не так давно произошли нововведения – отменена индексация пенсий пенсионерам, продолжающим свою трудовую деятельность в различных компаниях. Чтобы не допускать ошибок в расчетах пенсионных начислений таким гражданам, их необходимо отслеживать. Именно поэтому в 2016 году Правление Пенсионного фонда России выпустило постановление, в котором обязало всех работодателей предоставлять в этот фонд отчёт по форме СЗВ-М.

Кто обязан сдавать отчет по форме СЗВ-М в 2020 году?

В Пенсионный фонд должны отчитываться все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие в своём штате хотя бы одного сотрудника. Поблажек при сдаче СЗВ-М для таких работодателей так же не делается.

Таким образом, отвечая на вопрос, кто обязан сдавать отчёт СЗВ-М в 2020 году, можно с уверенностью сказать, что данный документ обязаны составлять и отправлять в ПФР все работодатели (как организации, так и индивидуальные предприниматели).

Важно ! В отчёт включаются все сотрудники, которые трудоустроены на основании гражданско-правовых и трудовых договоров. То есть, указывают в отчете не только работающих в настоящий момент, но и сотрудников, находящихся в декретных отпусках, ежегодных отпусках и длительных больничных.

Каков порядок оформления отчета СЗВ-М?

Отчёт СЗВ-М имеет небольшой объём и состоит из четырёх разделов:

Информация о страхователе, коим выступает работодатель;
Сведения об отчетном периоде;
Сведения о типе заполняемой формы;
Информация о застрахованных лицах – работниках организаций и ИП.

В первом разделе обязательно заполнять номер работодателя для идентификации в Федеральной налоговой службе, его КПП, а так же наименование и номер регистрации в Пенсионном фонде России.

Второй раздел должен содержать название месяца, за который составляется отчёт.

В третьем разделе ответственный сотрудник при первичном предоставлении отчета указывает, что СЗВ-М первичный. Если же отчёт за указанный период предоставляется повторно, так как в первичном отчете указаны не все данные, то выбирается тип формы – дополняющий. В случае, когда были отправлены ранее ошибочные данные, указывают отменяющую форму.

Фамилия и инициалы сотрудника;
Его СНИЛС;
Его ИНН.

Важно ! Не всегда работодатель имеет информацию об ИНН или СНИЛСе сотрудника, поэтому в таком случае допускается не заполнять соответствующее поле, а ставить на его месте прочерк. При этом специалисты Пенсионного фонда настоятельно советуют прилагать к такому отчету поясняющее письмо, где будет указана причина отсутствия у работодателя данной информации.

Каковы сроки сдачи отчета СЗВ-М?

Отчёт СЗВ-М подлежит сдаче работодателями ежемесячно. Как и любая другая отчетность, СЗВ-М имеет свои крайние сроки предоставления – 15 число следующего за отчетным месяца. Таким образом в 2020 году сдать отчёт по форме СЗВ-М ПФР требует не позднее указанных в следующей таблице дат.

Отчетный период	Предельный срок представления
Январь 2020 года	15 февраля 2020 года
Февраль 2020 года	15 марта 2020 года
Март 2020 года	16 апреля 2020 года
Апрель 2020 года	15 мая 2020 года
Май 2020 года	15 июня 2020 года
Июнь 2020 года	16 июля 2020 года
Июль 2020 года	15 августа 2020 года
Август 2020 года	17 сентября 2020 года
Сентябрь 2020 года	15 октября 2020 года
Октябрь 2020 года	15 ноября 2020 года
Ноябрь 2020 года	17 декабря 2020 года
Декабрь 2020 года	15 января 2020 года

Можно ли сдавать СЗВ-М по почте?

Для сдачи отчётности в Пенсионный фонд России можно воспользоваться несколькими вариантами:

Самолично посетить местное отделение ПФР;
Отправить документы в территориальную службу ПФР по почте;
Воспользоваться услугами компаний, предоставляющих электронные сервисы.

Отправка в ПФР отчета СЗВ-М не является исключением и допускает все вышеуказанные способы. Однако, следует помнить, что предоставлять отчетность в Пенсионный фонд на бумажном носителе имеют право не все. Лишь те организации и индивидуальные предприниматели, в чьём подчинении находится не более 25 человек, могут это делать.

Важно ! Компании, где в штате 25 и более сотрудников, должны предоставлять отчетность только в электронной форме.

Таким образом, отвечая на вопрос возможна ли сдача отчета СЗВ-М по почте, отметим, что те физические и юридические лица, в чьём подчинении находится не более 25 сотрудников, могут при сдаче этого отчета воспользоваться услугами почты России, поскольку у них есть возможность самостоятельно выбирать способ сдачи в зависимости от того, как им удобно. Для тех, кто руководит 25 и более сотрудниками, возможности сдать СЗВ-М на бумаге не предусмотрено, следовательно, для них отправка этого документа по почте может быть осуществлена, но далеко не желательна, поскольку может привести к неприятным последствиям, таким, как наложения на организацию штрафа.

Для тех работодателей, кто не желает тратить время на разъезды и все же решился направить в ПФР отчёт в указанной форме через отделение почтовой связи, работники пенсионной службы советуют осуществлять отправление заказным письмом, к которому прилагают опись вложения. Она должна включать наименование адресата и его местонахождения, а также сведения об отправителе и отправляемых документах. Данную опись составлять нужно в двух экземплярах: первый экземпляр вкладывается в конверт, а второй – остаётся на руках у отправителя.

Какова ответственность за сдачу отчета СЗВ-М в бумажной форме?

В случае, когда СЗВ-М направляют по почте организации или индивидуальные предприниматели, у которых в штате 24 и менее сотрудников, ответственность предусмотрена только при несвоевременной отправке этого документа, в иной же ситуации никакого штрафа не будет, поскольку это законное право такого работодателя.

Однако, существует множество ситуаций, когда организация, где более 25 сотрудников, все же не имеете возможности «сбросить» в свою территориальную службу Пенсионного фонда СЗВ-М в электронном виде и направляет его в бумажном варианте по почте. В сложившейся ситуации компания или предприниматель могут быть оштрафованы на тысячу рублей.

Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления отчета выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.

Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно илизаполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.

Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников вправе как отправлять электронные формы, так и направлять отчеты на бумажных носителях.

Как правильно заполнить СЗВ-М

Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.

Пошаговый алгоритм заполнения отчета рассмотрен в статье « ». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственное отличие — понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).

Как сдать в электронном виде

Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, которые сформируют и отправят любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программыоснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.

Как отправить бесплатный отчет:

Установить бесплатную программу из списка рекомендованных ПФР.
Заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР.
Воспользоваться промо-доступом в платных онлайн-сервисах.

В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.

Бесплатные программы ПФР

Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России , в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».

Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:

«Документы ПУ 6»;
«Spu_orb»;
«ПД СПУ»;
«PsvRSV».

Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.

Онлайн-сдача отчетности через сайт ПФ РФ

Инструкция, как сдать СЗВ-М в пенсионный фонд бесплатно через интернет:

Заключить соглашение об электронном документообороте.
Специалисты ПФ РФ проведут непростую процедуру подключения и регистрации.
Провести специальное тестирование канала электронного документооборота.
Заполнить форму СЗВ-М.
Подписать отчет электронной подписью и отправить через личный кабинет на сайте ПФР.

Для регистрации в личном кабинете на сайте ПФ РФ нужна электронная подпись и регистрационная карточка, которую выдают специалисты территориального отделения фонда.

Как проверить правильность заполнения отчета

Перед отправкой документа, необходимо провести проверку СЗВ-М онлайн бесплатно. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачайте их на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла — только XML или отчетность не примут.

Востребованными являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста:

В разделе проверки указать путь к XML-файлу с отчетом.
Программа проанализирует его и укажет, что исправить.

Как упростить сдачу отчетности

Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:

Сдавая отчет на бумаге, захватите с собой электронный вариант отчета на флешке, в формате XML. Многие представители Пенсионного фонда стали требовать электронный вид документа. Конечно, это не обязательно, но позволит избежать ненужных конфликтов.
Работодатель обязан ежемесячно отчитываться по форме СЗВ-М не только перед Пенсионным фондом, но и перед наемными работниками. То есть, ежемесячно распечатывать и выдавать выписки сотрудникам, что они включены в перечень застрахованных лиц. Наказание за нарушение данного условия пока не предусмотрено. Регистрировать выдачу выписок для каждого сотрудника удобнее всего в произвольном журнале, где указывайте отчетный период, фамилию и инициалы работника, дату выдачи, а сотрудник расписывается за полученный бланк.
В отчетном периоде нет информации для формирования отчетности? В такой ситуации, для страховки, отправьте пустую форму СЗВ-М. В компании ожидается длительное отсутствие наемных работников? Тогда отправьте письменный запрос представителям ПФ РФ, с подробным описанием обстоятельств. Без письменного подтверждения из Пенсионного фонда, прекращать отчитываться рискованно.

Так называемый «пенсионный» отчет СЗВ-м появился в апреле 2016 года и отнюдь не облегчил жизнь компаниям и ИП. Если в организации числится хоть один сотрудник, такой отчет придется сдавать ежемесячно. Предлагаем во всех подробностях узнать, как подготовить, проверить и сдать отчет СЗВ-м быстро, удобно и без ошибок.

Как сдать отчет СЗВ-М?

Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет - форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».

Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.

Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.

Как составить отчет СЗВ-М?

Если сотрудников меньше 25 человек, форму можно заполнить от руки на бумажном бланке.

Для формирования сведений в электронном виде можно воспользоваться несколькими сервисами:

бесплатные программы Пенсионного фонда или «личный кабинет» на сайте ПФР (там можно заполнить СЗВ-М);
промо-версии в онлайн-сервисах;
профессиональные бухгалтерские программы;
онлайн-сервисы на постоянной основе.

Программы Пенсионного фонда

А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.

Проверка СЗВ-М

Прежде чем отправить документ в ПФР, его обязательно нужно проверить. Это можно сделать двумя способами:

проверка в программах Пенсионного фонда;
проверка СЗВ-М онлайн бесплатно в сервисах интернет-бухгалтерии.

1. Программы ПФР, позволяющие заполнить СЗВ-М, позволяют и протестировать его. Особенной популярностью пользуются программы CheckXML и CheckPFR. Чтобы проверить форму, предварительно нужно скачать программы с сайта Пенсионного фонда и установить на компьютере.

2. Проверить СЗВ-М онлайн без регистрации в онлайн-сервисах практически невозможно, но процедура регистрации не займет много времени.

Отправка СЗВ-М

После того как вы проверили отчет СЗВ-М онлайн или программой ПФР, необходимо убедиться, что файл сформирован в нужном формате. Следует перевести файл в нужный формат. ФНС принимает документы в формате xml. Если ваш документ сформирован в формате excel, нужно повозиться, чтобы перевести файл в xml. Придется разбираться в нерядовых функциях excel .

Если же бланк сформирован в pdf-формате, можно воспользоваться онлайн-конвертером файлов из pdf в excel . Затем файл excel сохраняем в формате xml через функцию «сохранить как».

Но чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, лучше изначально заполнить его в специально предназначенной для этого программе или онлайн-сервисе.

Отправка СЗВ-М в электронном формате

Пенсионный фонд не предоставляет работодателям возможности отправить отчет из личного кабинета на сайте ПФР, поэтому в электронном виде направить бланк можно через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Операторы ЭДО — это специализированные компании, которые предоставляют сервисы не только по формированию отчетности, но и по ее отправке в налоговые органы по защищенным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

Для этого потребуется заключить договор с оператором ЭДО, чтобы подключиться к его сервису и получить ЭЦП, и уведомить ПФР о сдаче документов в электронном виде.

Как выбрать оператора ЭДО?

Необходимо убедиться, что организация находится в официальном списке операторов ЭДО, взаимодействующих с Пенсионным фондом. Список можно посмотреть на портале ПФР на странице соответствующего региона.

Второе, на что стоит обратить внимание, — это интерфейс сервиса ЭДО. Он должен быть простым и интуитивно понятным, не требовать многоступенчатых действий по установке программ и обучению работе.

И обязательно нужно взвесить соотношение цены и качества.

Отправка СЗВ-М на бумаге или лично

Для отправки документа почтой его нужно распечатать, поставить печать (если она есть), заполнить два экземпляра описи вложений и заполнить конверт (адрес ПФР и адрес отправителя). Незапечатанный конверт с отчетом и двумя экземплярами описи отнесите на почту. Сотрудник отделения поставит печать и подпись на втором экземпляре описи и выдаст квитанцию об оплате, на которой будет указан идентификатор отправки. Храните эти документы на случай, если в Пенсионном фонде потеряют ваш отчет.

Подача СЗВ-М лично

Чтобы лично представить форму СЗВ-М в ПФР, распечатайте его в двух экземплярах (с подпись и печатью, если есть), возьмите паспорт и/или доверенность от организации на сдачу отчетности. Передайте сотруднику ПФР оба экземпляра отчета. Один экземпляр инспектор оставит себе, а на втором (вашем) поставит отметку о приемке.